Registrera / Kontrollera

Registrera nya leverantörsfakturor manuellt eller kontrollera de fakturor som tagits emot som EDI-fakturor

Fakturor

Fakturor kan avse olika bolag i Akribi Financials. Underliggande register (ex kontplan) kommer automatiskt att hämta data från det bolag som fakturan avser.

Fält	Beskrivning
Kontrollerad	Vid ankomstbokning av fakturor kommer alla fakturor som är markerade som Kontrollerade att uppdateras. Övriga ligger kvar för fortsatt registrering. Man kan via parameter 32 i modulen Tolk få fakturor att automatiskt vara markerade som kontrollerade vid överföring från tolken.
Företag	Den klient (företag) som fakturan avser.
Leverantör	Den leverantör som fakturan avser.
FakturaNr	Leverantörens fakturanummer. I sändfiler till Plusgirot kan en meddelandepost med fakturanummer vara max 30 tecken. Samma uppgift i en benkgirofil är begränsad till 25 tecken.
OCR Nr	Fältet kan anvädas om man vill ha både fakturanummer (tex utan checksiffror) och ett komplett OCR nummer. Man kan då söka på båda begreppen i frågeprogrammen. Om ett OCR nummer är registrerat kommer det att anvädas i sändfilerna.
Belopp	Fakturabeloppet är fakturans belopp i systemvaluten (SEK). Om det finns en konteringsrad med leverantörsskuldkonto (Som anges i på leverantören eller i Parametrar - Beskrivningar53) kommer beloppet på konteringsraden automatiskt att ändras om man ändrar fakturabeloppet. Om fakturan är en utländsk faktura kommer fakturabeloppet automatiskt att räknas om baserat på valutakod och valutakurs.
Moms	Ange fakturans momsbelopp så som står på fakturan. Om man använder momsautomatik för differentierad moms kommer konteringen av den kostnadsförda delen automatiskt att ske i samband med att fakturan ankomstuppdateras. Om man har en konteringsrad med momskonto (anges i parameter 40) för ingående moms kommer beloppet på konteringsraden automatiskt att ändras när man ändrar momsbeloppet.
Fakturadatum	Fakturadatum (ÅÅÅÅ-MM-DD) När en faktura sparas kontrolleras om fakturan är registrerad i en öppen period. Om parameter 4 = JA görs kontrollen på ankomstdatum annars på fakturadatum. Kontrollen sker mot typen Leverantör i registret för öppna perioder.
Förfallodatum	Förfallodatum (ÅÅÅÅ-MM-DD)
Betaltyp	Betaltyp är N - Normal eller M-Manuell. Fakturor markerade som Manuella kommer inte med på betalförslag.
Notering	Notering. Denna notering visas sedan i XXXX
Dold	Markera om fakturanbilden skall vara dold eller inte. En dold faktura visas endast för de personer som ha varit del av attestflödet.
Ver.Serie	När fakturorna överförs via menypunkten "Ankomstboka" kommer de att få ett verifikationsnummer som sätts via en nummerserie. Nummerserier lägger man upp i Redovisning, Register, Nummerserier.
Betalsätt	Betalningssättet styr hur fakturan kommer att betalas. Det finns ett underregister för att lägga upp giltiga betalningssätt i Leverantörsreskontra, Register, Utbetalningssätt.
BuntId	BuntId kan användas för att selektera ett urval av de fakturor som är skannade eller inlästa via EDI.
Ankomstdatum	Fakturans ankomstdatum. Om parameter 4 = JA görs kontrollen på ankomstdatum annars på fakturadatum. Ankomstdatum kan också väljas som verifikationsdatum vid uppdatering av ankomstbokade fakturor.
Inaktivera omfördelning av moms	I vissa lägen vill man kunna stänga av den automatiska kostandsföringen av moms. Det kan t.ex gälla fakturor för billeasing eller annat där momsen inte får kostanadsföras till 100%. Om man vill kan man göra en automatisk kontroll av att momsen är rimlig samt ange ett belopp för hur stor differens man skall godkänna. Detta gör man i parameter 82 och 83. Om den kalkylerade momsen avviker för ett större belopp kommer man få en varning samt en möjlighet att stänga av momsautomatiken i det läget.

Konteringar

Kontering av differentierad moms

På varje konteringsrad kan man välja en momskod. Momskoden kan användas för att systemet automatiskt skall kostnadsföra hela eller delar av den bokförda momsen. Momskoden kan vara antingen Full moms, Moms enligt schablon eller Ingen Moms. När man väljer Moms enligt schablon kommer momsen att reduceras med den

procentsats som är angiven i koddelsregistret eller i företagsregistret. Programmet letar momsavdragsprocent med början i koddel 4, koddel 3, koddel2, koddel1 och sist i företagsregistret.

Förslag av momskod styrs i första hand av vilka koddelar som använts och hur dom är uppsatta på den aktuella konteringsraden. Programmet kontrollerar från Kd1 till Kd8 och så fort en koddel hittas med aktiv momshantering (MOMS_AVDRAG_KOD=J) hittas sätts momskoden till 1 = Schablonmoms. Om ingen koddel med aktiv momshantering hittas kontrolleras om kontot är ett resultatkonto (> 2999) och i så fall sätts momskod till 1 = Schablonmoms. I annat fall måste man välja momskod manuellt.

Momskod sätts automatiskt till Schablon i följande fall:

•Om projekt i kontoplanen är markerat som tvingande eller valfritt

•Om man använder interimskontering (Parameter 10 =JA

•Om kontot är markerat som ett resultatkonto i kontoplanen

Attestflöde

Välj en attestmall eller registrera attestpersoner manuellt. Observera att samma person bara får finnas med i flödet en gång.

Genom att sätta samma prioritetskod på flera personer styr man fakturan till att gå parallelt till dessa personer samtidigt. När alla personerna attesterat går fakturan vidare till nästa person i flödet.

Kontrollera

• Finns företaget upplagt

• Finns leverantören

• Stämmer konteringen på levskuldkonto med registrerat fakturabelopp

• Stämmer konteringen på momskonto med registrerat momsbelopp

• Är bokföringsåret upplagt

• Är betalsättet upplagt ( baserat på parameter 120)

• Är verifikationsnummerserien upplagd

• Finns perioden i periodregistret

• Är perioden öppen i registret för öppna perioder Leverantörsfakturor

• Balanserar konteringen

• Det får inte finnas fler än 7 attestanter

• Om parameter 58 har värdet JA a) Man måste registrera minst en attestant b) Det måste finnas minst en person med Prioritet 7 (huvudattest)

• Finns det upplagda attestrader utan signaturer

• Är alla attestsignaturer upplagda

• Finns det en faktura i reskontran på samma leverantör med samma fakturanummer

• Finns det en faktura i "kontrollera" med samma leverantör och samma fakturanummer

• Validera alla konteringsrader mht aktiva konto och koddelar

• Gör en rimlighetskontroll på momsen om parametrar 82 och 30 är JA

• Varna om förfallodatum avviker från fakturadtum med fler dagar än vad som angivits i parameter 85