Attestera fakturor

Här kan man attestera leverantörsfakturor, bokföringsorder och registerförändringar

I menypunkten för att attestera fakturor visas antal fakturor att attestera och inom parentes antal tvistade

Antalet tvistade fakturor är det totala antal fakturor som har Attestkod "Spärrad" och som har Spärrad Av lika med inloggad användare.

Registerattest

Om det finns registerförändringar för attest kommer de att visas ovanför listan med fakturor. Klicka på den blå "bocken" för att attestera registreförändringar.

Attestera leverantörsfaktura

I menyn för Leverantörsfakturor finns menypunkten för attestering av fakturor. Till höger i menypunkten visas hur många fakturor man har som skall attesteras.

Fakturaöversikt

Första bilden visar en lista över de fakturor som skall attesteras.

Översiktsbilden för fakturor som skall attesteras

Det går att attestera flera fakturor i ett moment genom att selektera dem med kryssboxen längst till vänster och därefter klicka på Attestera-knappen. I annat fall klickar man på den faktura man vill attestera det visas då en detaljbild över fakturan.

Ikonen med pratbubblor indikerar att det finns noteringar på fakturan

Ikonen med pratbubblan visas inte om man har över 100 fakturor att attestera eftersom det påverkar hur snabbt hela listan visas.

Noteringarna kan visas genom att klicka på pilen till vänster om leverantörsnamnet.

Ikonen med hänglås indikerar att fakturan är tvistmarkerad

Om man klickar på knappen med tre punkter visas en meny med funktioner relaterade till attestering.

Mina tidigare fakturor visar totalt 5000 rader där varje konteringsrad på en faktura räknas som en rad.

• Mina kommande fakturor Här visas de fakturor där man ingår i attestflödet men fakturorna ligger just nu hos en annan användare.

• Mina tidigare fakturor Här kan man se och söka bland fakturor som man tidigare har attesterat. Vyn visar de senaste 5000 konteringsraderna. Vill man se listan per faktura kan man gruppera på fakturanummer.

• Nyligen attesterade Här visas de 10 senaste fakturor som attersterats på denna enheten oavsett vilket bolag fakturorna avser. Om man klickar på en faktura visas fakturans bild.

• Mina tvistade fakturor De fakturor man markerat som tvistade visas i en vy och det går också att avmarkera tvistmarkeringen på en faktura.

Fakturadetaljer

När man klickat på en faktura visas konteringar, noteringar och attestflöde för fakturan tillsammans med fakturabilden.

Attestera

För att attestera fakturan klickar man på Attestera och översiktsbilden visas då igen. När fakturan är attesterad visas hur många fakturor man har kvar att attestera (Fakturan attesterad [12])

Antal fakturor som återstår att attestera i urvalet visas efter texten "Hämta nästa faktura"

Visa fakturabild Om man använder en mobil enhet med begränsad skärmstorlek kan man visa pdf:en genom att klicka på knappen Faktura. Pdf:en kommer då att visas i den lokalt installerade pdf-visaren i den mobila enheten som ett nytt fönster. För att komma tillbaka till Akribi Financials får man alltså använda respektive enhets funktion för att byta fönster. Det går också att göra fakturan bredare genom att dra i den blå avgränsaren. Om man klickar i den mörkblå delen av avgränsaren kommer pdf:en omväxlande att minimeras och maximeras.

Hämta nästa faktura

Klicka här för att läsa mer om funktionen för att hämta nästa faktura

Visa liknande fakturor

Klicka här för att läsa mer om funktionen för att visa liknande fakturor

Om man väljer att klicka på knappen Faktura finns fler funktioner som avser själva fakturabilden

• Koppla pdf Här kan man välja att byta ut fakturabilden eller komplettera den med fler sidor.

• Skriv ut pdf Skriver ut fakturabilden

• Skicka pdf som email Skicka fakturabilden tillsammans med ett meddelande till en emailadress

Knappen med tre punkter ger en meny med följande funktioner

• Returnera faktura Returnerar till föregående användare i attestflödet. Rutinen använder prioritetskoden för att leta fram föregående person. Vid retur av faktura visas alltid en textruta där man kan skriva en notering som förklaring till varför fakturan returneras. Man har också möjligheten att kryssa i en ruta för att "Återställa attestflödet". Samtliga attesteringar raderas då och fakturan går tillbaka till den användare med lägst prioritetskod.

• Tvistmarkera faktura Vid tvistmarkering av en faktura måste man ange en notering som förklarar varför fakturan är tvistmarkerad. Fakturan kan därefter attesteras för att gå vidare i flödet och bli definitivbokförd i redovisningen. Fakturan går dock inte att betala. Hävning av tvistmarkerade fakturor gör man i menypunkten "Mina tvistade fakturor" i översiktsbilden. Observera att man bara kan häva tvist på de fakturor som man själv tvistmarkerat.

• Dölj Pdf En fakturabild kan döljas vid sökningar för alla personer som inte varit del av attestflödet.

• Vidarefakturera Om fakturan skall vidarefakturereras visas en bild där man skall välja kund, text, artikelnummer, fakturadatum och belopp. När fakturan definitivbokas kommer det automatiskt att skapas en kundfaktura med fakturabilden som bilaga. På fakturan kommer en artikelrad med fakturabeloppet och artikelbenämning att skapas. Denna artikel ligger till grund för hur fakturan kommer att konteras. Man kan också registrera en notering som kommer att visas under artikelraden. Om man anger belopp som 0.- kommer nettobeloppet på fakturan att användas som belopp.

• Representation Om kontot för representation är markerat som "Representation" i kontoplanen kommer det automatiskt att visas en ruta för att ange syfte, deltagare och bolag när fakturan attesteras. I det här fallet är det tvingande att registrera information om representationen för att fakturan skall kunna attesteras.

  Det går också att visa vyn för representation manuellt med den här menypunkten.

• Beställningsnummer Om det finns en serviceorder eller beställning knuten till fakturan kommer en knapp att visas med beställningsnumret. Klickar man på knappen kopieras numret till klippbordet.

Kontering

Redigering av konteringar har följande funktioner: Lägg till en ny konteringsrad Tryck här för att skapa nya konteringsrader

Välj kolumner att visa på radnivå Här kan man välja vilka kolumner som skall visas på radnivå i konteringen

Kopiera en konteringsrad Om man klickar här kommer det att skapas en ny konteringsrad som är en kopia av den senaste konteringsraden.

Hämta en kontering från en annan faktura Ibland vill man använda samma kontering som använts på en tidigare faktura. Klickar man på knappen ”Hämta kontering” visas en lista över de senaste fakturorna från den här leverantören. Man markerar en rad på den faktura man vill använda som mall och konteringen kommer då att kopieras men med beloppen justerade till den mottagande fakturan. Om det finns flera konteringsrader kommer beloppen att beräknas i proportion till hur mallfakturan var konterad.

Observera att den kontering som hämtas är så som fakturan ser ut i attestrutinen inte som den ser ut i huvudboken. Den innehåller alltså inte eventuell automatik med genererad moms, automatkonteringar eller periodiseringar. Dessa kommer att skapas när fakturan definitivbokas.

Återställ layouten för konteringsrader Om man vill återställa konteringsrutans layout till standard klickar på här.

Växla mellan redigering på radnivå och redigering i formulär Det går att välja mellan att utföra justeringar i en konteringsrad direkt på raden eller att konteringsraden visas som ett formulär. På enheter med små bildskärmar kan väljs formulärlayouten automatiskt. Redigeringsläget växlas varje gång man klickar på knappen och inställningen sparas automatiskt till nästa gång. Notering Noteringar används för att ge information till efterkommande i attestflödet. Noteringarna visas också när man söker på fakturor i Leverantörsreskontran.

Skapa nya noteringar med plustecknet, användarens namn och datum sätts automatiskt. Man kan ändra eller radera sina egna noteringar men inte andras.

Attestflöde Attestflödet visar var fakturan befinner sig i attestflödet. Beroende på vilken metod av attest som systemet är inställt för är flödet öppet för förändringar. Namn som visas med grön bakgrund är attesterade.